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Split-Office, die neue Büro-Normalität?

Zugegeben, die Pandemie hat vielen Unternehmen und auch vielen von uns persönlich sehr zugesetzt. In Sachen Bürostruktur und Arbeitsweisen hat sie aber nicht nur negative Spuren hinterlassen. So ist vieles, was bis zur Krise als unmöglich galt, heute bereits die neue Normalität – z. B. ein überwiegendes Arbeiten von zuhause aus, das Ausschöpfen technischer Möglichkeiten wie Videokonferenzen mit Zoom oder Webex oder das Nutzen von Kooperationsplattformen wie Microsoft Teams.

Noch viel positiver ist aber zu bewerten, dass wir auch bei der langsamen Rückkehr zur Normalität nicht einfach weiterarbeiten wie zuvor, sondern immer öfter aktiv über das „wie und wo“ der Arbeit nachdenken. Welchen Arbeitsmodus brauche ich, kommunikativ oder konzentriert? Muss ich meine Teammitglieder live sehen oder reicht eine Abstimmung über Medien? Wenn ich in die Firma gehe, welche Räume oder Zonen sind für das, was ich vorhabe, und ein sicheres Miteinander am besten geeignet?

Booster für einen bereits bestehenden Trend

Damit verstärkt sich ein Trend der bereits in den letzten Jahren zu beobachten war und der in Begriffen wie „Multispace Office“, „Activity Based Workspace“ oder auch „Smart Working“ seinen Ausdruck findet. Der Grundgedanke: Büros werden so gestaltet, dass sie den Nutzern unterschiedliche Werkzeuge in großer Vielfalt anbieten. Diese Vielfalt reicht dabei vom klassischen Arbeitsplatz über Kommunikationsbereiche, Versorgungsbereiche, Repräsentationsbereiche und Kreativzonen bis hin zu Regenerations- und Rekreationsangeboten. Die Vielfalt ist dabei nicht nur funktionaler, sondern auch gestalterisch-emotionaler Natur. Je nach Aufgabe und Anlass wählt der Mitarbeiter das für ihn passende Werkzeug.
Verschiedene Arbeitszonen
Verschiedene Arbeitszonen
Auch wenn Home Offices schon immer ein Bestandteil in solchen Konzepten waren, so hat deren Bedeutung seit dem Ausbruch der Pandemie exponentiell zugenommen. Es ist aktuell anzunehmen, dass das Home Office auch nach der Krise eine höhere Verbreitung haben wird als davor. Das wirft zwei Fragen auf: Erstens: Wie müssen wir Home Offices gestalten, dass sie wirklich produktiv und nicht nur Notlösungen für den Krisenfall sind? Zweitens: Wenn immer mehr Mitarbeiter häufiger von zuhause aus arbeiten, welche Gründe gibt es dann, ins Büro zu gehen und welche Bürostrukturen sind in diesem Fall überhaupt noch sinnvoll?

Zwei Phasen für das Home Office

In Sachen Home Office wird es wohl zwei Phasen geben. Die Phase des Durchhaltens und der notdürftigen Optimierung wird geprägt sein vom Anschaffen besserer Technik, ergonomischen und organisatorischen Hilfsmitteln und besserer Selbstorganisation. Zu dieser ersten Phase finden Sie im Blogbeitrag der letzten Woche bereits viele hilfreiche Tipps. Phase Zwei muss dagegen die Frage klären, wie das Home Office zu einem wirklich qualitätsvollen Arbeitsort wird, der auch langfristig funktioniert. Dabei geht es um räumliche Voraussetzungen, die passenden Arbeitsmittel, Verhaltensregeln aber auch um Fragen wie Führung auf Distanz, Einhaltung von Arbeitszeit- und Arbeitsschutzpflichten und vielem mehr.
 
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Man darf gespannt sein, ob und wie sich Unternehmen aber auch der Gesetzgeber hier verhalten. Wird der Bereich Home Office vom Gesetzgeber künftig überreguliert, werden viele Unternehmen ihre Mitarbeiter der Einfachheit halber wieder zurück in die Büros holen. Bei einer Unterregulierung besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter die Arbeit im Home Office langfristig mit ihrer Gesundheit bezahlen.


Ein Laptop auf einem Esstisch ist halt noch lange kein Arbeitsplatz.
Gelingt der Spagat, gewinnen Unternehmen wie Mitarbeiter einen Arbeitsort, an dem sich ruhiger und konzentrierter Arbeiten lässt, als in jeder anderen Bürostruktur. In den letzten Jahren stand bei der Bürokonzeption häufig die Kommunikationsförderung im Vordergrund, ruhige Rückzugsbereiche wurden oft nicht oder in zu geringer Anzahl geschaffen. Das Home Office könnte diese nicht selten unterschätzte Anforderung des vertieften Arbeitens perfekt abbilden. Der Aufwand könnte sich also lohnen!

Neue Konzepte im Bürogebäude

Wird das Homeoffice künftig ein Standard, so ändern sich die Gründe ins Büro zu gehen. Waren es in der näheren Vergangenheit oft Ressourcen wie der Zugriff auf Technik oder Papierakten oder bestimmte Arbeitsweisen bzw. Führungsmodelle, die Anwesenheit erfordern, so wird man das Büro in Zukunft eher aus anderen Gründen aufsuchen.
 
Dabei könnte es um intensive Kommunikation wie Ideenfindung oder auch Krisenbewältigung gehen, also um Formate, die von der Wahrnehmung von Gestik, Mimik und Körpersprache leben und die hohe Anforderung an Räume und Ausstattung stellen. Auch wird das Büro die Aufgabe haben, die Bindung zwischen Mitarbeitern und Unternehmen zu fördern. Der Distanz, die durch das Arbeiten im Home Office entsteht, gilt es etwas entgegenzusetzen. Teambuilding, das Erzeugen eines Wir-Gefühls und einer gemeinsamen Identität sind Aufgaben, die in den Büros der Zukunft evtl. eine größere Rolle spielen.
Neue Konzepte im Bürogebäude
Neue Konzepte im Bürogebäude
Räumlich könnten dadurch die klassischen Arbeitsbereiche kleiner werden. Auch ist wahrscheinlich, dass mehr und mehr Arbeitsplätze im Desksharing betrieben werden, da viele Mitarbeiter nur noch zeitweise ins Büro kommen und die Büroflächen dadurch insgesamt kleiner werden.

Das Split-Office als Teamleistung

Split Office, also das „aufgeteilte Büro“, ist das Schlagwort der Stunde. Wie die geteilten Bereiche dabei aussehen, gilt es nun für jedes Unternehmen in den nächsten Monaten herauszufinden. Das Schaffen von räumlichen Voraussetzungen ist dabei wohl noch die leichteste Aufgabe. Der „Split“ erfordert vor allem aber auch eine andere Art der Zusammenarbeit und neue Organisations- und Führungsansätze. Ein Split Office zu gestalten ist folglich eine Teamaufgabe, bei der Mitarbeiter, Führungskräfte, Personalabteilung, Facility Management und viele mehr gemeinsam ein neues Bild der Büroarbeit zeichnen müssen.
Split-Office – Das neue Bild der Büroarbeit
Split-Office – Das neue Bild der Büroarbeit
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