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Büro geplant?

Raum gemietet, Schreibtische und -stühle rein, Technik dazu und fertig ist das Büro? Mitnichten. Ein Office will genau durchdacht sein. Am besten mit professioneller Hilfe. Tools wie der OKA Raumplaner unterstützen bei einer guten Büroplanung, genauso wie das Wissen um ein paar wichtige Basics.
Hell und freundlich – eine gute Büroplanung macht aus einem Office einen Wohlfühlort.
Hell und freundlich – eine gute Büroplanung macht aus einem Office einen Wohlfühlort.

Gute Vorbereitung ist alles

Früher war alles einfacher, mag mancher Büroplaner stöhnen. Da entsprach die Anzahl der Schreibtische der Anzahl der Mitarbeitenden, Meetings wurden in ein und demselben Konferenzraum abgehalten, in der Teeküche standen Wasserkocher, Geschirr und Kaffeemaschine. Und das war’s oft schon. Nimmt man heute eine Bedarfsanalyse vor, um herauszufinden, wie ein modernes Büro aussehen sollte, ergibt sich ein neues Bild. New Work hat die Office-Landschaft umgekrempelt, mobiles Arbeiten und Home Office gehören zum Alltag, auch Desk Sharing ist kein Fremdwort mehr. Ganz wichtig ist es daher, ganz am Anfang von jeder Büroplanung diese Parameter abzuklopfen:

a) Fläche‎
Wie groß ist die zur Verfügung stehende Bürofläche und wie ist diese angeordnet? Welche baulichen Besonderheiten sind zu beachten? Wie viele Fenster sind vorhanden? Welche lebensrettenden Fluchtwege sind freizuhalten?‎

b) Räume‎
Als Erstes muss natürlich Platz für sogenannte Basisarbeitsplätze vorhanden sein. Wie viele das sind, hängt davon ab, ob auf Desk Sharing gesetzt wird und wie viele Mitarbeitende lediglich remote tätig sind. Achtung: Die Arbeitsstättenverordnung regelt ganz genau, wie viel Raum pro Arbeitsplatz vorgehalten werden muss: Mindestens 8 Quadratmeter müssen es schon sein. Rechnet man noch die nötige Bewegungsfreiheit für das Öffnen von Schubladen etc. ein, kommt man schnell auf 10 Quadratmeter.Zusätzlich zu den Basisarbeitsplätzen sollte eine Fläche für einen Besprechungsraum freigehalten werden. Und damit nicht genug: Rückzugsorte zum Telefonieren, Break-out-Zonen und Gemeinschaftsräume gehören mittlerweile zum Standard. Nicht zu vergessen sind aber auch Funktionsarbeitsplätze wie der Empfang und Mittelzonen für Kurzmeetings sowie Kopier- und Druckerräume.

c) Beziehungen

Wer arbeitet wie oft mit wem zusammen? Wer dieser Frage auf den Grund geht, kann entsprechende Arbeitsinseln planen, um eine gute und effiziente Kommunikation untereinander zu gewährleisten.
Alle(s) am richtigen Platz: Eine Bedarfsanalyse gibt Aufschluss darüber, wie das künftige Office aussehen sollte.
Alle(s) am richtigen Platz: Eine Bedarfsanalyse gibt Aufschluss darüber, wie das künftige Office aussehen sollte.

Nicht ohne meine Mitarbeitenden

Um- oder Neugestaltungen von Büros sind auch immer eine emotionale Sache für alle Mitarbeitenden. Von daher gilt: Die Belegschaft sollte frühestmöglich in den Veränderungsprozess eingebunden werden. Transparente und regelmäßige Informationen mildern Ängste und Ressentiments und schaffen im besten Fall Vorfreude auf das, was da kommt. Und Freude an der Arbeit steigert bekanntlich die Produktivität. Auch bestimmte Planungsentscheidungen können im Kollektiv getroffen werden – Mitarbeitende fühlen sich ernstgenommen, und es stärkt das Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen.
Wer Mitarbeitende früh in den Planungsprozess einbezieht, schafft eine gute Grundlage für die Akzeptanz der anstehenden Veränderungen.
Wer Mitarbeitende früh in den Planungsprozess einbezieht, schafft eine gute Grundlage für die Akzeptanz der anstehenden Veränderungen.

Hier beginnt alles: der Grundriss

Ist die Bedarfsanalyse abgeschlossen, geht’s ans Eingemachte, besser gesagt: die Flächenplanung bzw. den Grundriss. Allen vorhandenen Flächen werden Funktionen zugeteilt, Raumtypen bekommen ihren Platz. Es werden im Grundriss grundlegende Fragen beantwortet, etwa: Wie viele Einzelbüros entstehen? Wo sind die Anschlüsse für Wasser und Co.? Welche Flächen werden für Konferenzräume genutzt, in welchen Räumen sitzen welche Abteilungen und wo ist die Meeting Lounge? Wichtig sind zwei Dinge: Flächen effizient zu nutzen und Wege kurz zu halten. So will kein Gast erst durchs gesamte Open Space Büro laufen, um in einen Seminarraum zu gelangen.
Da braucht’s keine festen Wände: Mit Stauraumsystemen lässt sich ein großer Grundriss eines Raumes ganz einfach teilen.
Da braucht’s keine festen Wände: Mit Stauraumsystemen lässt sich ein großer Grundriss eines Raumes ganz einfach teilen.

Eine Ebene weiter: die Raumplanung

Steht die Gesamtflächenaufteilung, folgt die konkrete Planung eines Raumes. Wie sollen die Arbeitsplätze angeordnet werden, wo braucht es Stauraum, wo dienen Wände als Präsentationsflächen, wie sieht das grundlegende Licht- und Akustikkonzept aus? Der Raum nimmt also Gestalt an. Auf Grundlage dieser Planung fallen im nächsten Schritt die Entscheidungen zu Büromöbeln und Co. Unbedingt beachten: Schreibtische wenn möglich im rechten Winkel zum Fenster positionieren, um direkte und indirekte Blendungen zu vermeiden.

Es fällt Ihnen schwer, sich alles richtig vorzustellen? Kein Problem, gute Planer wie bei OKA arbeiten mit 3D-Renderings, die das künftige Büro damit bereits zum Leben erwecken. Beispiele, wie so etwas ausschauen kann, finden Sie hier.
Unbedingt einplanen: Wände in einem Meetingraum sind häufig Präsentationsflächen – entsprechende Anschlüsse für Monitore etc. sollten von Anfang an bedacht werden.
Unbedingt einplanen: Wände in einem Meetingraum sind häufig Präsentationsflächen – entsprechende Anschlüsse für Monitore etc. sollten von Anfang an bedacht werden.

Finale: die Einrichtungsplanung

Höhenverstellbare Schreibtische, abschließbare Schränke, mobile Stellwände, zusätzliche Gestaltungselemente: Zum Schluss geht es um die genaue Büroausstattung. Ergonomische Aspekte spielen hier eine große Rolle, aber auch die kleinen Dinge, die ein gutes Raumklima und eine angenehme Atmosphäre schaffen: Das können ausgewählt positionierte Pflanzen, der gemeinsam genutzte Kickertisch oder kleine Abschirmungen am Schreibtisch sein, die vor blendendem Licht und neugierigen Blicken schützen. Übrigens: Das Licht- und Akustikkonzept ist erst vollständig, wenn die Möblierung mitbedacht wird. Ein kluges Akustikkonzept macht zum Beispiel langes Telefonieren und konzentriertes Arbeiten wenige Meter voneinander getrennt möglich. Ein schwaches Konzept treibt alle in den Wahnsinn.
Kleine Details wie Pflanzen und farbige Verkleidungen von Büromöbeln schaffen eine angenehme Atmosphäre.
Kleine Details wie Pflanzen und farbige Verkleidungen von Büromöbeln schaffen eine angenehme Atmosphäre.

Einmal mit Profis arbeiten …

Damit am Ende das Traum-Office bezogen werden kann, sind sehr viele Dinge zu beachten. Für einen reibungslosen Ablauf ist es ratsam, das Büro vom Profi planen zu lassen: (Innen)Architekten gehören dabei genauso an den Tisch wie professionelle Büroplaner. Selbst die beste Raumplaner App ist nur halb so gut ohne eine entsprechende Beratung. Wir bieten Ihnen übrigens beides: Jahrelange Erfahrung in der Büroplanung und unsere digitalen Planungstools.


Hier finden Sie zudem den OKA Blog zum Raumplaner.
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