Eine technologisierte und kollaborative Umgebung
Freiraumpläne, Bürogemeinschaften, Besprechungsräume, schalldichte Kabinen, Pausenbereiche: Um den Wechsel von einer Arbeitsweise zur anderen zu erleichtern, müssen entsprechende Umgebungen geschaffen werden. Dazu zählt, dass diese über eine entsprechende Einrichtung wie z. B.
verstellbare Trennwände,
höhenverstellbare Tische und passende Stühle verfügen.
Auch die Technologisierung ist ein wichtiger Aspekt. Während viele Büros noch mit Desktoprechnern ausgestattet sind, die Menschen an einen Arbeitsplatz binden, werden moderne Büros überwiegend bzw. verstärkt mit Laptops, anschließbaren Großbildschirmen und Beamern ausgestattet. Es geht darum, Arbeitsdaten überall verfügbar zu machen, sodass auch während einer Besprechung spontan auf Informationsabfragen reagiert werden kann.
Vergessen Sie die traditionellen Besprechungsräume. Stattdessen buchen die Mitarbeiter Räume, die speziell für bestimmte Arten von Besprechungen gebaut wurden. Außerdem ist die Bereitstellung der richtigen Beleuchtung genau das, was in der Arbeitsumgebung benötigt wird. Eine intelligente Lichtmanagementlösung kann für jedes Bürogebäude eine angemessene und zuverlässige Lösung darstellen.
Umgebungsintelligenz im Büro
Der Grundstock einer Umgebungsintelligenz bestand einmal darin, dass in einem Büro für jeden Mitarbeiter ein Arbeitsplatz zur Verfügung steht; d. h. es gibt einen Tisch, einen Stuhl und entsprechende Arbeitsmaterialien. Heute ist das Thema wesentlich weiterzudenken. Umgebungsintelligenz bedeutet, dass das Büro zu einem lebendigen Raum wird.
Als Element einer allgegenwärtigen Computerumgebung, die es ermöglicht, mit den Menschen in dieser Umgebung zu interagieren und angemessen darauf zu reagieren, ist Ambient Intelligence der Schlüssel für die zukünftigen Smart Offices.
Das Büro der Zukunft muss es den Arbeitnehmern und -gebern ermöglichen, Arbeitsaufgaben und -komplexe besser zu bewältigen. In einer Welt der Umgebungsintelligenz arbeiten Geräte zusammen, um Menschen bei der Durchführung ihrer Arbeitsaktivitäten, Aufgaben und Rituale auf einfache, natürliche Weise zu unterstützen.
Lassen Sie uns drei Optionen der Umsetzung betrachten.
1. Schreibtische intelligenter machen
Stehpulte und Sitz-/Stehpulte haben in den letzten Jahren stark an Dynamik im Büro gewonnen. Der Akt des Stehens oder Abwechselns zwischen Sitzen und Stehen ist dafür bekannt, dass er Menschen hilft, den ganzen Tag über
wacher und produktiver zu bleiben. OKA bietet Ihnen entsprechende Lösungen, die Sie in Ihr Bürodesign integrieren können.
Als zusätzlichen Aspekt hat sich besonders im Gesundheitsbereich Smartphone-Software durchgesetzt, die Nutzer daran erinnert, regelmäßig aufzustehen und sich zu bewegen. Um hierbei nicht den Arbeitsfluss unterbrechen zu müssen, bietet sich die Integration höhenverstellbarer Tische in den Büros an.
2. Erleichterung der Konferenzschaltung
Über Jahrzehnte konnten Arbeitsgruppen nur miteinander interagieren, indem sie sich regelmäßig zu Konferenzen zusammenfanden. Inzwischen muss das nicht mehr sein. Verbindungen per Telefon sind möglich, aber nicht mehr zeitgemäß. Videokonferenzen, unternehmensinterne Foren sowie digitale Meetingräume, die zeitlich unabhängig voneinander benutzt werden können, bieten Erleichterung bei der Kommunikation.
Doch auch andere Prozesse können durch intelligente Konferenzlösungen vereinfacht und beschleunigt werden. Die Einführung kabelloser Verbindungssysteme wie ChromeCast oder Apple-TV erleichtern die Verbindung von Endgeräten mit Präsentationsmedien. Die Zeit der fehlenden Anschlüsse und verschwundenen Adapter ist vorbei.
3. Sprachunterstützung für das Büro
Sprachunterstützung auf dem Smartphone ist keine Neuheit mehr. Nachdem Sprachassistenten wie Amazons "Alexa" Privatwohnungen verstärken, arbeiten Menschen daran, derartige Unterstützungssysteme auch für die Geschäftswelt anzupassen und aufzurüsten. Mit diesen wäre die Erledigung von Multitasks nicht nur möglich, sondern auch schnell umsetzbar.
Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter sitzt an seinem PC und sagt: "Verbinden Sie sich per Videokonferenz um 11:00 Uhr mit Wilfried Möller in Berlin". Nach einem internen Abgleich mit dem Kontaktbuch des Mitarbeiters setzt die Software notwendigen Prozesse in Gang und startet diese automatisch zum entsprechenden Zeitpunkt.
Auch Speech-to-Text-Lösungen werden in den kommenden Jahren klassische Diktiervorhaben ablösen.
Das Prinzip zielt auch darauf ab, Anfragen, Telefonkonferenzen, Bestellungen von Verbrauchsmaterialien und die Meldung von Problemen zu realisieren. Die Herausforderung besteht nun darin, dass die Verwendung gemeinsamer Sprachgeräte im Büro abgesichert sein muss. Das beginnt bei dem Thema "Störung anderer durch verbale Kommunikation" und endet bei der Frage, wie diese Technik im Datenschutzpaket eines Unternehmens einzubinden ist.
Wann und wie soll das alles umgesetzt werden?
Die Einführung der Umgebungsintelligenz ist nicht in einem Schritt realisierbar — das ist auch nicht das Ansinnen. Stattdessen geht es darum, Bürokommunikation stetig anzupassen und hierüber Prozesse zu optimieren. Ferner steht die Frage im Raum: "Was ist wirklich notwendig?" Nicht jeder Punkt ist für jede Bürolösung nützlich, geschweige umsetzbar. Gleichsam werden zukünftige Generationen gewisse Anforderungen an ihren Arbeitgeber stellen.
Moderne Raumkonzepte können inzwischen so geplant werden, dass sie nachhaltig ausbaufähig sind.
OKA-You bietet hierfür entsprechende Lösungen.
