So klappt Kollaboration

Kollaboratives Arbeiten ist mehr als Teamwork. Zwar wird im Team meist an einer Sache bzw. an einem gleichen Ziel gearbeitet, doch meist werkelt eher jeder für sich allein an seinem Teil des Ganzen. Beim kollaborativen Arbeiten hingegen wird gemeinsam und gleichzeitig ein Projekt gestemmt. Die Digitalisierung hat hier vieles vereinfacht – und Unternehmen vor die Herausforderung gestellt, ihre Büroeinrichtung zu überdenken.

… könnte man glauben angesichts unzähliger digitaler Tools, die die Zusammenarbeit im Team möglich machen, ohne dass alle in einem Raum sitzen müssen. Mobiles Arbeiten ist mittlerweile Alltag, daheim, im Office, unterwegs, überall kann in Echtzeit gemeinsam an einer Präsentation gefeilt, in Videocalls neue Projekte vorgestellt, und, Cloud sei Dank, immer und überall schnell Dokumente geteilt werden.

… denn es ist noch immer wichtig, eine Anlaufstelle zu haben, wo alle zusammenkommen, sich “face to face” austauschen können. Denn gerade beim kollaborativen Arbeiten ist ein regelmäßiger, sehr häufiger Austausch essenziell. Nicht zu vergessen: Das Büro bringt nicht nur Menschen zusammen, sondern sorgt auch fürs Teambuilding und schafft eine Identifikation mit dem Unternehmen. Damit Austausch, Arbeit und Identifikation gut gelingen, braucht es ein paar Änderungen im klassischen Office – weg vom Schreibtisch-an-Schreibtisch-Look, hin zu einem offenen Bürokonzept mit unterschiedlich nutzbaren Zonen.

Eine solche Veränderung muss kein immenser Aufwand sein. So können bereits klug positionierte Sideboards verschiedene Bereiche gut voneinander abtrennen. Die OKA ModulLine Serie, ein modular aufgebautes, flexibles Schranksystem, ermöglicht eine wechselseitige Aufstellung von Schränken ohne Vorsprünge und funktioniert als Raumtrenner zwischen Besprechungs- und Arbeitsbereichen, viel Raum zur Ablage inklusive. Auch klassische, flexibel einsetzbare Trennwände wie Produkte der OKA SpaceLine Produktlinie zonieren ein Büro optimal und bieten neben zusätzlichen farblichen Akzenten wichtigen Schallschutz, Privatheit und Konzentration.

Der klassische Einzelarbeitsplatz mag in seiner Anzahl dank Homeoffice und Co. auf dem Rückzug sein, aussterben wird er aber so schnell nicht. Vielmehr werden sich künftig immer mehr Mitarbeitende einen Tisch teilen. Flexibel verstellbare Tische, die sich mit einem Handgriff dank Elektromotor oder Gasdruckfeder nach oben oder unten fahren lassen, sind das Ergonomie-Geheimnis beim Desk sharing. Der OKA EasyUp und der OKA JumpFlex Tisch machen hier eine gute Figur – im wahrsten Sinn des Wortes.

Wer kollaborativ arbeitet, tauscht sich oft und regelmäßig aus. Wichtig ist es, eine klare Meetingstruktur zu schaffen, damit all jene, die digital involviert sind, nicht auf der Strecke bleiben, wenn sich die Kolleginnen und Kollegen vor Ort treffen – und umgekehrt. Kleinere, bi- bis trilaterale Absprachen, bei denen also nicht alle dabei sein müssen, können schnell an Meeting Points erfolgen. Mit Objekten der OKA Connect Reihe lassen sich einladende Bereiche, etwa in Mittelzonen des Büros, gestalten. Praktisch: Die Meeting Points sind optional mit Elektrifizierungen erweiterbar und bieten eine zusätzliche Ablagefläche unter der Deckplatte.

Alle Meetings, die über ein paar kleine Absprachen hinausgehen, sollten in einem separaten Raum stattfinden. Dessen Ausgestaltung mit Whiteboards, einem großen Bildschirm für Videocalls und Anschlüssen für Laptops und Co. ist für viele Unternehmen mittlerweile Standard. Aber Achtung bei hybriden Meetings: Whiteboards sind für die digital zugeschalteten Mitarbeitenden meist nicht gut zu erkennen. Hier sollte lieber auf einschlägige Onlinetools zurückgegriffen werden. Und selbst wenn es um komplizierte Themen geht: Ein Meeting sollte die Schulstundenlänge von 45 Minuten nicht überschreiten, denn nach dieser Zeit lässt (spätestens) die Konzentration nach. Dann lieber eine Pause einplanen, anstatt stur weiterzumachen.

Gerade, weil Meetings mal länger dauern können, ist eine ansprechende Gestaltung des Raumes wichtig. Wohlfühlatmosphäre statt mausgrauem Alltag bringen die Meetingmöbel aus der OKA HomeLine Kollektion in den Konferenzraum – das steigert die Kreativität und bringt auf neue Gedanken.

Morgens eine Tagung im Sitzen, nachmittags das Brainstorming im Stehen? Wer Abwechslung liebt, stattet seinen Konferenzraum mit Conference Besprechungstischen aus der OKA Meeting Linie aus, denn die gibt es auch in einer elektromotorisch höhenverstellbaren Variante.

Selbst in kollaborativ arbeitenden Teams braucht es hin und wieder einen Rückzugsraum, sei es zum Telefonieren, für ein vertrauliches Gespräch oder einfach einen Schnack, der aber andere akustisch nicht beim konzentrierten Arbeiten stören soll. Sogenannte Telefonboxen sorgen für Schallschutz und Privatsphäre im Open Space Büro. Wichtig: Kleine Rückzugsräume eher in hellen Farben halten, das macht sie größer. Und Möbel mit Holzelementen – etwa aus der OKA HomeLine Reihe – bringen ein wohnliches Flair hinein, und seien sie noch so klein.

Tapetenwechsel kurbeln die Kreativität an, sorgen für gute Laune – und sind meist entspannend. Wo es die räumlichen Gegebenheiten zulassen, ist eine Meeting Lounge das i-Tüpfelchen der Bürogestaltung. Statt Schreibtischstuhl und -tisch dominieren hier bequeme Sitzmöbel, gern ein Sofa oder Sessel. Selbst wenn der Rest des Büros eher clean ist, hier dürfen auch Pflanzen rein, sorgen sie doch nachweislich für ein gutes Raumklima, und ihr Grün steht für Ausgewogenheit und Harmonie – genau das richtige für eine kleine kreative Auszeit. Und in der OKA PlanterBox sieht’s werden Pflanzen zum Highlight.

Sie wollen Ihr Büro umgestalten und fit machen fürs kollaborative Arbeiten? Dann sprechen Sie uns an – wir beraten Sie gern.