Produktiv und effizient: Der Schlüssel zu besseren Meetings

Meetings sind ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsalltags der meisten Büroangestellten. Durchschnittlich verbringen sie fünf Stunden pro Woche in Besprechungen – bei Mitarbeitern in leitenden Positionen können es sogar zehn bis 20 Stunden sein. Diese Zeit will gut genutzt werden. Aber: Viel zu oft scheint das nicht der Fall zu sein, denn Befragungen zufolge wird ca. die Hälfte der Meetings als unnötig empfunden.

In diesem Beitrag erklären wir, wie es gelingt, bessere Meetings abzuhalten – und wie Büromöbel und Gadgets bei verschiedenen Meeting-Arten optimal eingesetzt werden können, um Produktivität, Effizienz und die Zufriedenheit der Meeting-Teilnehmer zu steigern.

Neun Regeln für bessere Meetings

Bessere Meetings abzuhalten ist gar nicht schwer, wenn man sich an einige Regeln hält. Wir erklären, wie’s geht:


1. Klare Agenda festlegen: Erstellen Sie für längere Meeting eine detaillierte Tagesordnung. Senden Sie diese im Voraus an alle Teilnehmer, damit sie sich auf das Meeting vorbereiten können.


2. Zeitmanagement beachten: Legen Sie eine feste Zeit für jedes Thema fest – und halten Sie sich strikt daran. Beginnen und beenden Sie das Meeting pünktlich.


3. Teilnehmerzahl begrenzen: Laden Sie nur diejenigen ein, die tatsächlich einen Beitrag zum Meeting leisten können. Zu viele Teilnehmer führen oft zu Ineffizienz.


4. Vorbereitung fordern: Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer gut vorbereitet sind. Senden Sie allen im Voraus notwendige Dokumente und Informationen zu.


5. Klare Ziele setzen: Definieren Sie zu Beginn des Meetings, welche Ergebnisse Sie erreichen wollen, und richten Sie alle Diskussionen darauf aus.


6. Aktives Moderieren: Ein Moderator sollte das Meeting leiten, den Fokus halten und sicherstellen, dass alle zu Wort kommen.


7. Ergebnisse dokumentieren: Erfassen Sie während des Meetings wichtige Entscheidungen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Teilen Sie dieses Protokoll zeitnah mit den Teilnehmern.


8. Handlungsorientierte Nachbereitung: Sorgen Sie dafür, dass nach dem Meeting klare Verantwortlichkeiten und Fristen für die nächsten Schritte festgelegt werden.


9. Keine unnötigen Meetings: Hinterfragen Sie, ob ein Meeting wirklich notwendig ist. Oft können Themen auch per E-Mail oder in kleineren Arbeitsgruppen geklärt werden.‎

Best Practices für verschiedene Meeting-Arten

Stand-up, Projekt-Meeting, Brainstorming, Kick-off-Meeting oder Workshop – im Arbeitsalltag begegnen uns verschiedene Arten von Meetings. Wir stellen drei vor:

Stand-ups & Status-Meetings

So laufen diese Meetings ab:
Stand-ups und Status-Meetings sind kurze, regelmäßige Teambesprechungen, um alle auf dem aktuellen Stand zu halten: Wer macht gerade was? Welche Herausforderungen gibt es? Wer benötigt Unterstützung? Hauptziel dieser Meeting-Arten ist es, zu informieren und zu koordinieren.

Das ist entscheidend für ihren Erfolg:
Status-Meetings sollten kurz gehalten werden. Der Name „Stand-up“ kommt sogar davon, dass diese Meeting-Form klassischerweise im Stehen abgehalten wird, da hierbei die Chance geringer ist, dass das Meeting „ausufert“. Status-Meetings benötigen eine klare Struktur und auch die Redezeit pro Person sollte begrenzt werden.

Diese Ausstattung wird gebraucht:
Den Namen „Stand-up“ sollte man wörtlich nehmen und kurze Status-Meetings am besten rund um einen Stehtisch, etwa aus der OKA-Meeting-Serie, herum abhalten. Hocker sind erlaubt, allzu sehr „häuslich einrichten“ sollten sich die Teilnehmer jedoch nicht. Nützlich ist ein mobiles Präsentationsboard wie die OKA MediaStation, damit alle gemeinsam in Projektmanagement-Tools schauen und Aufgaben, Zuständigkeiten und Fristen aktualisieren können.

Projekt-Meetings

So laufen diese Meetings ab:
In Projekt-Meetings treffen sich Menschen, die an einem größeren Projekt und über einen längeren Zeitraum zusammenarbeiten und über Themenbereiche des Projekts sprechen. Im Gegensatz zum Status-Meeting sind auch ausführliche Redebeiträge üblich. Häufig sollen zudem Entscheidungen für den weiteren Projektverlauf debattiert und getroffen werden.

Das ist entscheidend für ihren Erfolg:
Für ein Projekt-Meeting ist es essenziell, dass es eine festgelegte Agenda gibt. Vor dem Meeting sollte sichergestellt sein, dass alle Teilnehmer wichtige Unterlagen erhalten haben. Relevante Entscheidungsträger sollten zudem auf jeden Fall teilnehmen, damit wichtige Entscheidungen nicht vertagt werden müssen. Unerlässlich ist es zudem, dass jemand die Rolle des Moderators übernimmt, Agenda und Zeit im Blick behält und darauf achtet, dass Diskussionen nicht unnötig „ausufern“.

Diese Ausstattung wird gebraucht:
Projekt-Meetings sind in der Regel „klassische“ Konferenzraum-Meetings. Idealerweise finden sie also an einem Konferenztisch statt. Empfehlenswert sind z. B. die Klapptische OKA FlipOn, die im Handumdrehen neu arrangiert werden können, oder Tische aus der OKA-Meeting-Serie. Ideal ist es, wenn der Tisch mit Anschlüssen und Steckdosen ausgestattet ist, damit niemand von leeren Akkus ausgebremst wird. Hilfreich sind zudem Bildschirme oder digitale Boards wie die OKA MediaStation, auf denen Präsentationen gezeigt werden können.

Brainstormings & Kreativ-Meetings

So laufen diese Meetings ab:
In Brainstormings- und Kreativ-Meetings geht es darum, neue Ideen zu entwickeln, etwa für Kampagnen, Designs, Namen oder Claims. Ziel ist es, gemeinsam kreativ zu sein und so mehr neue Ideen zu generieren, als es einer einzelnen Person „im stillen Kämmerlein“ in der gleichen Zeit möglich gewesen wäre.

Das ist entscheidend für ihren Erfolg:
Wahre Kreativität entsteht selten unter Druck. Daher ist es wichtig, dass die Teilnehmer an einem Kreativ-Meeting auch Zeit und Raum für neue Ideen haben. Eine gute Idee ist es, sich für längere Kreativ-Meetings aus dem hektischen Arbeitsalltag herauszunehmen und diese z. B. in einer Meetingbox abzuhalten oder an einen externen Ort zu verlegen. Vor dem Meeting sollte das Ziel festgelegt werden: Wofür möchte man neue Ideen entwickeln? Und mit welcher Kreativitätstechnik? Ganz wichtig, damit kein guter Gedanke verloren geht: Ideen direkt visualisieren und für später festhalten.

Diese Ausstattung wird gebraucht:
Damit kreative Ideen „fließen“, sollten Brainstormings abseits der üblichen Meetingraum-Atmosphäre stattfinden. Ideal sind gemütliche Möbel wie die OKA Lounge oder das neue, bald erhältliche Sofa OKA Grow. Auch spielerische Möbel, die flexibel sind und leicht umpositioniert werden können, wie die Hocker OKA Circle, sind eine gute Idee. Mit ihnen lässt sich auch Farbe ins Spiel bringen, denn insbesondere Rot-, Orange- und Gelbtöne wirken anregend auf die Kreativität. Auf digitalen Boards oder Whiteboards lassen sich die Ideen festhalten. Moderationskoffer mit Post-its, Stiften & Co. nicht vergessen!

Fazit

In Besprechungen verbringen Büroangestellte wertvolle Zeit – daher sollten Unternehmen darauf achten, dass die Meetings effizient gestaltet sind. Mit ein paar Regeln für Meetings, aber auch mit den richtigen Möbeln und dem passenden Equipment, gelingt das ganz leicht.

Ob Stand-up, Projekt-Meeting oder Brainstorming – bei OKA finden Sie die passenden Möbel für alle Meeting-Arten. Wir beraten Sie gern!