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Erfolgsfaktor Logistik: Wie die OKA-Möbel zum Kunden kommen

Wenn es um unsere Büromöbel geht, sind zufriedene Kunden unser oberstes Ziel. Doch diese Zufriedenheit erreichen wir nicht nur durch einen effizienten Bestellprozess, optimale Funktionalität der Möbel und die Auswahl des richtigen Designs. Ein entscheidender Faktor liegt im nahtlosen Service vom ersten Kontakt bis hin zur Anlieferung und dem Aufbau. Hier kommt die Abteilung Logistik ins Spiel. Gemeinsam mit Logistik-Bereichsleiterin Sandra Gebler geben wir einen exklusiven Einblick in die tägliche Arbeit der OKA-Logistik.
Effizient und kundenfreundlich: Die Logistikprozesse bei OKA werden kontinuierlich optimiert
Effizient und kundenfreundlich: Die Logistikprozesse bei OKA werden kontinuierlich optimiert
„Wir legen sehr großen Wert auf eine termingerechte, pünktliche Lieferung“, berichtet Sandra Gebler, Bereichsleiterin der Logistik bei OKA. „Bei uns bekommen Kunden kein großes Lieferzeitfenster, sondern ein Lieferdatum inklusive Uhrzeit – und das schon 10 bis 14 Tage vorab. Auch Lieferungen zum Fixwunschtermin sind selbstverständlich möglich.“ Die 36-jährige Sandra Gebler ist seit zwölf Jahren bei OKA in der Logistik tätig. Als ihr Vorgänger vor einem Jahr in den Ruhestand ging, hat sie die Leitung der Abteilung übernommen. Gemeinsam mit ihrem Team aus vier Mitarbeiterinnen hält sie alle Fäden in der Hand. Doch was passiert eigentlich konkret, nachdem eine neue Bestellung bei OKA eingegangen ist?
Ob ergonomischer Stuhl, Regalsystem oder direkt eine ganze Lounge: Alle Möbel werden termingerecht zum Kunden geliefert
Ob ergonomischer Stuhl, Regalsystem oder direkt eine ganze Lounge: Alle Möbel werden termingerecht zum Kunden geliefert

Vom Auftrag bis zur Auslieferung: So laufen die logistischen Prozesse bei OKA ab

Ein neuer Auftrag wird zunächst in der Sachbearbeitung des Vertriebs im System erfasst. Über Nacht erfolgt die Synchronisierung mit dem Warenwirtschaftssystem, so dass der Auftrag ab dem nächsten Tag von Sandra Gebler und ihrem Team bearbeitet werden kann. „Wir ordnen den neuen Auftrag in Abhängigkeit vom geografischen Gebiet in unseren Vorab-Tourenplan ein“, erzählt Sandra Gebler. „Dabei werden direkt auch schon die Auslastung der LKWs sowie eventuelle Fix-Liefertermine, die der Kunde bei der Bestellung angegeben hat, berücksichtigt. Im nächsten Schritt gleichen wir die Bestellung mit unseren Produktionskapazitäten ab, um eine gleichmäßige Auslastung der Fertigung zu gewährleisten“. Gefertigt wird auftragsbezogen nach Kundenwunsch. Vorproduzierte Möbel und eine umfangreiche Lagerhaltung gibt es bei OKA nicht. Das Supply Chain Management ist perfekt abgestimmt, so dass die Möbel von der Produktion direkt in die LKWs geladen werden.
In der Produktion von OKA werden alle Möbel erst nach Auftragseingang gefertigt
In der Produktion von OKA werden alle Möbel erst nach Auftragseingang gefertigt
Danach entsteht die Feinplanung der Touren. Dabei wird jede einzelne Tour mit einer Routenplaner-Software bis ins letzte Detail durchgeplant. Ab diesem Punkt kommt die LOGISERV GROUP mit ihrer Speditionsabteilung ins Spiel, die mit ihren eigenen Fahrzeugen als Hausspedition für OKA fungiert. Logiserv ist ein Schwesterunternehmen, das von OKA-Geschäftsführer Sebastian Kasper gegründet wurde.

„Unser Speditionsdienstleister Logiserv prüft zum Beispiel, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Lenk- und Ruhezeiten eingehalten werden“, sagt Sandra Gebler. „Sobald wir das Go aus der Spedition erhalten haben, senden wir die schriftliche Lieferankündigung per E-Mail an unseren Kunden. Für uns ist es selbstverständlich, dass wir hier nicht nur ein Datum, sondern auch eine Uhrzeit angeben. Wenn es am Liefertag doch einmal verkehrsbedingt zu Verzögerungen kommt, halten wir den direkten Kontakt zum Kunden und informieren ihn telefonisch. Das ist ein wichtiger Bestandteil unseres Service, zu dem wir fortwährend sehr gutes Kundenfeedback erhalten.“

Besonderheit bei OKA: Möbel werden fertig montiert geliefert

Damit die Zustellung reibungslos funktioniert, sind in der Logistikabteilung noch weitere administrative Tätigkeiten notwendig. Mit den Kunden werden die Gegebenheiten in Hinblick auf die Anfahrt besprochen und ggf. Besonderheiten beim Vertragen am Aufstellungsort geklärt. Diese Informationen finden Eingang in die Fahrbelege, welche die Anfahrts- und Lieferinformationen für die Fahrer von Logiserv enthalten. Die Abteilung Logistik betreut in Zusammenarbeit mit Logiserv acht bis zehn LKWs am Tag, bis die Auslieferung erfolgt ist.

Die ab Werk fertig montierten Möbel liefert OKA hinter die erste verschließbare Tür im Erdgeschoss oder auf besonderen Wunsch an Ort und Stelle ins Büro oder mittlerweile auch ins Homeoffice. „Falls die Möbelstücke vertragen werden sollen, greifen wir auf ein bundesweites Netzwerk von derzeit 40 Montagepartnern zurück, die auf alle Postleitzahlgebiete verteilt sind“, berichtet Sandra Gebler. „Dieses Netzwerk wächst kontinuierlich, es kommen stetig neue professionelle Partner hinzu. Sie alle werden von uns geschult und arbeiten nach einem einheitlichen OKA-Qualitätsstandard. Wir nehmen all unsere Partner genau unter die Lupe, so dass unsere Kunden bei ihnen jederzeit in den besten Händen sind.“ Kleinstmontagen, wie das Anbringen eines Griffes an den Schrank, werden von unserem ebenfalls geschulten Fahrpersonal durchgeführt.
Große Möbel wie die Meeting-Reihe, die nicht komplett montiert transportiert werden können, werden von Montagepartnern vor Ort aufgebaut
Große Möbel wie die Meeting-Reihe, die nicht komplett montiert transportiert werden können, werden von Montagepartnern vor Ort aufgebaut

OKA ist zugelassener + ermächtigter Ausführer

Eine termingerechte Zustellung ist auf Grund der unvorhersehbaren Lage auf den Straßen eine tägliche Herausforderung in der Logistikabteilung. Eine Besonderheit stellen die Lieferungen ins Nicht-EU-Ausland dar, bei denen eine Verzollung der Möbel erforderlich ist. „Da wir sehr regelmäßig in die Schweiz liefern, sind wir vom Zoll als sogenannter „zugelassener + ermächtigter Ausführer“ gelistet. Darauf sind wir sehr stolz“, sagt Sandra Gebler. „Die Bemächtigung erfordert es, dass wir regelmäßig vom Zollamt überprüft werden, dafür können wir alle Waren direkt zur Verzollung anmelden und die gesamte Abwicklung des Transportes bleibt somit in unserer Hand.“
OKA liefert seine Möbel, wie z. B. den höhenverstellbaren Schreibtisch EasyUp, auch ins Ausland‎
OKA liefert seine Möbel, wie z. B. den höhenverstellbaren Schreibtisch EasyUp, auch ins Ausland‎

Alles auf Grün: So wird OKAs Logistik immer nachhaltiger

Die OKA-Logistik nicht nur zuverlässig und kundenfreundlich, sondern auch nachhaltig und zukunftsfähig auszurichten, spielt für Sandra Gebler und ihr Team eine wichtige Rolle. Denn schließlich ist OKA mit der EMAS-Zertifizierung ausgezeichnet, dem höchsten Siegel der EU in Sachen Umweltmanagement. „Mit dem modernen Fuhrpark von Logiserv, dessen LKWs auf dem neuesten technischen Stand sind, haben wir in Hinblick auf die ökologische Nachhaltigkeit unserer logistischen Prozesse bereits eine sehr gute Ausgangsbasis“, so die Logistikerin. Dazu wurde der Fuhrpark erst kürzlich durch 30 neue Fahrzeuge ergänzt und verbessert. Insbesondere zählen hierzu die größeren Laderäume und die integrierten innovativen Trennsysteme der Ladebrücken, größere Fahrerkabinen und die korrosionsbeständige Konstruktion der Fahrzeuge. Dadurch werden nicht nur die Abläufe rationalisiert, sondern auch der CO2-Fußabdruck verringert.

Auch die geografische Optimierung unserer Touren ist ein zentraler Punkt. Wir planen stets so, dass Wege sinnvoll kombiniert werden können und unnötige Wegstrecken vermieden werden. Um die Umweltauswirkungen unserer Transporte so gering wie möglich zu halten, achten wir auf eine optimale Auslastung der LKWs. Da bleibt kaum Platz frei. Doch das ist noch nicht alles – Sandra Gebler schmiedet bereits weitere Pläne, um die Logistikprozesse in Hinblick auf noch mehr Nachhaltigkeit zu optimieren: „Unser nächstes großes Projekt ist die Umstellung der Lieferdaten auf Scanner. So werden wir künftig keine Lieferscheine mehr benötigen und eine komplett papierlose Auslieferung gewährleisten können.“

Sie sind auf der Suche nach einem Büromöbelhersteller, der nicht nur durch Design und Funktionalität, sondern auch durch Service überzeugt? Entdecken Sie jetzt OKA!
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