So planen Sie einen Büroumzug

An manchen Tagen scheint es besonders schwierig, die Produktivität der Kollegen auf einem konstanten Level zu halten. Jetzt auch noch umziehen? Auf den ersten Blick eine Mammut-Aufgabe. Wir widmen uns dem Thema "Büroumzug" und möchten gleichsam eines vorwegnehmen: Der Umzug eines ganzen Büros ist keinesfalls einem privaten Umzug gleichzusetzen.

Im Zuge eines Büroumzuges steigt der Stress für alle Beteiligten unvermeidlich an. Um Kosten des Umzuges nicht auch noch durch Produktivitätsverluste in die Höhe zu treiben, sollte er bis ins kleinste Detail geplant werden. Mit der richtigen Planung und Logistik vermeiden Sie umzugsbedingte Terminüberschreitungen und verpasste Deadlines.

Es ist soweit: Der Umzug in das neue Gebäude steht an. Jetzt ist es an der Zeit, die Logistik des großen Tages so reibungslos wie möglich zu gestalten. Zuallererst sollte eine verantwortliche Person benannt werden, die mit der gesamten Planung vertraut ist.

Betrachten Sie den Umzug wie ein hochdotiertes Großprojekt: Alle Kollegen und Führungsbeauftragte brauchen einen festen Ansprechpartner, um sich über den Fortschritt zu informieren und ihren Alltag weiter bestreiten zu können. Das ist auch dahingehend wichtig, dass die Kollegen möglichst vorab wissen, welche Büroeinrichtung sie zukünftig erwartet.

Es zeigt sich regelmäßig, dass allein das Wissen um neue Bürotische, Bürostühle und selbst die Farbe der Trennwände bereits zu einem Gefühl der Kontrolle bei den Kollegen führt und ihnen hilft, den Umzug besser zu verarbeiten.

Auch die Unternehmensführung sollte eng mit dem gesamten Prozess vertraut sein. Schließlich knüpft auch das Markenimage an den Umzug an und hat einen maßgeblichen Einfluss auf den langfristigen Werdegang des Unternehmens.

Manche Unternehmen entscheiden sich dazu, Kollegen ganz aus dem Umzug herauszuhalten. Doch das ist genau das, was häufig den meisten Stress verursacht. Dies hat oft eine schlechte Stimmung und das Gefühl der Nicht-Zugehörigkeit zur Folge.

Damit dies nicht passiert, sollten alle Kollegen so früh wie möglich in den Prozess und die Gestaltung mit einbezogen werden. Befragen sie alle Kollegen bei einem Meeting nach den Bedürfnissen und Wünschen einerseits im neuen Büro oder während der Zeit des Umzuges. Teilen Sie den erstellten Masterplan mit allen Kollegen – so behält jeder Beteiligte leicht den Überblick über die internen Prozesse und die veränderten Begebenheiten.

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