Ordnung schaffen im Büro

Ein unaufgeräumter Schreibtisch, zig Papierstapel im Regal – „das Genie beherrscht das Chaos“, könnte man à la Einstein achselzuckend sagen. Doch meinte der geniale Wissenschaftler mit dieser Äußerung wirklich die Unordnung im Office und all die Schreibtischtäter, die kaum noch die Kaffeetasse abstellen können? Wohl kaum, ist es doch wissenschaftlich erwiesen, dass Ordnung im Büro den Kopf freihält und damit produktiver macht.

Es passiert meist schleichend. Dort ein Zettelchen, da ein paar Dokumente, dort drei Stifte, da noch ein Post-it – und schon herrscht nach ein paar Tagen komplette Unordnung auf dem einst so cleanen Schreibtisch, egal ob im Büro oder im Homeoffice. Sogar Aufräum-Expertin Marie Kondo hat sich dem Thema gewidmet und 2020 ihr Buch „Joy at work“ herausgebracht. Ihr Tipp für alle, die die Unordnung im Office angehen wollen: Man sollte sich erst einmal im Klaren werden, was bei der Arbeit Freude bereitet und wie man arbeitet. Vor dem Aufräumen und Aussortieren rät die Expertin, jeden Gegenstand auf dem Schreibtisch und sonstigen Ablagen in die Hand zu nehmen und dann nachzuhorchen, was der mit einem macht. Und dann zu entscheiden: ganz weg, weit weg, nicht so weit weg. Auf den Schreibtisch selbst gehört nur äußerst wenig, sagen neben Kondo auch Arbeitspsychologen. Denn der Fokus aufs Wesentliche im Äußeren bereitet den Boden für den Fokus aufs Wesentliche im Inneren, optische Ruhe begünstigt innere Ruhe. Und: Ein aufgeräumter Schreibtisch spart Zeit, denn man sucht weniger. Nicht zuletzt erhält Ordnung damit einige Nerven und lässt Streitereien mit Kolleginnen und Kollegen um Unordnung und Unübersichtlichkeit gar nicht erst entstehen.

Die Faustregel fürs ordentliche Office: Das, was man jeden Tag braucht, gehört auf den Tisch: Meist sind das Bleistift, Kugelschreiber, Radiergummi, Notizblock – aber bitte nur je ein Exemplar. Gut, wenn der Schreibtisch dafür direkt Ablagemöglichkeiten vorsieht, so wie die OKA HomeLine Tische. Die begeistern mit Ablageschalen aus Kork oder Blech und machen, wie der Name schon andeutet, auch im Homeoffice eine gute Figur. Unschöne Kabel verschwinden zudem in entsprechenden Kabelwannen.

Alles, was seltener als täglich gebraucht wird, verschwindet von der Tischoberfläche, sensible Sachen am besten in abschließbaren Bereichen. OKA Büromöbel bietet dafür zum Beispiel die Elemente der FlexLine, Container auf Rollen, die sich unter Schreibtische schieben lassen. Aber auch Sideboards und Regalsysteme wie jene der Linien ModulLine, BaseLine und FrameWork, sind perfekte Stauraumlösungen. An die meisten lassen sich Türen montieren – ein weiterer Beitrag zur optischen Ruhe im Office. Was natürlich niemanden dazu einladen sollte, dahinter Chaos walten zu lassen. Denn wie auf dem Tisch, so gilt auch im Schrank: Ordnung spart Zeit. Ein großes Thema sind dabei Beschriftungen an Ordnern, Einschüben und Co., und zwar genaue: Essenziell ist der genaue Name des Projekts, meist auch eine Datumsangabe. Genau zugewiesene Ordner verhindern, dass sich Papierstapel auf dem Tisch häufen – denn sie bieten die Möglichkeit, schnell etwas korrekt abzuheften anstatt es ratlos liegen zu lassen.

Wer ein weitgehend papierloses Büros pflegt, mag sich jetzt zurücklehnen – sofern er Dateien und Ordner auf seinem Desktop und den Laufwerken stringent durchbenannt hat. Sonst heißt es: Ran an den Rechner. Gerade wenn mehrere Menschen Zugriff auf ein Laufwerk oder eine Cloud haben, sollte eine einheitliche Ablage Pflicht sein, um nicht ewig nach Dateien der Kollegen suchen zu müssen.

Alles clean und trotzdem nicht glücklich? Gut möglich, denn eines betonen Psychologen auch: Ein bisschen Wohlfühlatmosphäre muss sein. Dazu kann ein dezent platziertes Familienfoto beitragen, ein Bild, eine Pflanze. Gerade im Homeoffice ist ein bisschen Freiheit erlaubt.

Bei allem aber nie vergessen: Ordnung ist kein Selbstläufer, sondern lebt von ausdauernder Disziplin. Und das ist wahrscheinlich das Schwerste. Experten raten daher, jeden Tag nach getanem Werk kurz den Schreibtisch zu checken und alles an seinen Platz zu räumen, statt einmal im Monat eine Großaktion zu starten. Meist passieren solche Manöver ja ohnehin, wenn eigentlich etwas Wichtigeres ansteht, etwa eine zu bearbeitende Präsentation oder eine größere Textarbeit. Wer dann erst einmal anfängt zu putzen und aufzuräumen, prokrastiniert, sagen Experten, schiebt (unliebsame) Dinge auf. Das wiederum dient im Falle des Aufräumens allerdings sogar der Sache selbst: Der Kopf wird frei, das Gehirn sortiert mit und ist im Anschluss bereit für neue Aufgaben – sofern dann noch Zeit und Kraft da ist. Also lieber gleich Ordnung halten …


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