Büromöbel: So klappt’s auch mit der Steuer

Ein Schreibtisch, ein Schreibtischstuhl und noch ein entsprechendes Regal – wer sein Homeoffice mit neuen und hochwertigen Büromöbeln ausstattet, investiert in der Regel auch so einiges. Wer jedoch ein paar Regeln beachtet, kann sich einen Teil dieser Ausgaben mit der Steuererklärung zurückholen.

Wer selbstständig ist, also einer freiberuflichen Tätigkeit nachgeht oder ein Gewerbe betreibt, der darf seine Betriebsausgaben steuerlich absetzen. Laut § a Abs. 4 EStG sind Betriebsausgaben alle Ausgaben, die durch den Betrieb entstehen. Allerdings sind Büromöbel nicht in unbegrenzter Höhe sofort absetzbar. Bis zu einem Wert von 800 Euro netto (952 Euro brutto, also inkl. 19 % Mehrwertsteuer) gelten diese Anschaffungen noch als sogenannte geringwertige Güter, die sofort oder in einer Pooling-Lösung über fünf Jahre gewinnmindernd abgeschrieben werden können. Übersteigt der Nettowert des Möbelstücks die 800 Euro, gelten andere Regeln. Hier muss der Wert über die Nutzungsdauer verteilt werden. Das Bundesfinanzministerium hat für die Abschreibungsdauer in sogenannten „Absetzung für Abnutzung (AfA)-Tabellen“ die entsprechenden Zeiten festgelegt. Für Möbel gilt eine übliche Nutzungsdauer von 13 Jahren. Heißt: Hat das Büromöbelstück mehr als 800 Euro netto gekostet, so muss es über 13 Jahre hinweg abgeschrieben werden – im Jahr der Anschaffung sogar monatsgenau.

Bei Arbeitnehmern verhält es sich ähnlich. Für sie fallen die Ausgaben für Schreibtisch, Regal und Co. unter § 9 Abs. 1 EStG und sind demnach Werbungskosten bzw. „Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen“. Arbeitnehmer können also ihre Büromöbel in voller Höhe im Jahr der Anschaffung geltend machen – aber auch nur, solange es sich um geringwertige Güter handelt, heißt, der Preis 800 Euro netto nicht übersteigt. Tut er das, so müssen auch Arbeitnehmer die Kosten entsprechend der AfA-Tabelle auf mehrere Jahre verteilt abschreiben.

Für eine steuerliche Absetzbarkeit der Anschaffungskosten ist es wichtig, dass der neue Schreibtisch oder Schreibtischstuhl auch wirklich beruflich genutzt wird. Ab einer beruflichen Nutzung von 90 Prozent ist der Kaufpreis voll absetzbar. Zwischen 10 und 89 Prozent wird die Absetzbarkeit entsprechend gestaffelt, unter 10 Prozent beruflicher Nutzungszeit wird nichts angerechnet.

Immerhin: Es ist egal, wo etwa der neu abgeschaffte Schreibtischstuhl steht. Der Nachweis eines eigenen Arbeitszimmers ist beispielsweise nicht nötig, um Büroausgaben geltend zu machen. Der Bürostuhl darf also ruhig am umfunktionierten Esstisch stehen – obwohl dies in Sachen Ergonomie am Arbeitsplatz natürlich nicht ratsam ist.

Der neue Schreibtisch daheim wurde bis vor Kurzem nur privat genutzt und muss nun, etwa dank Corona, auch für berufliche Zwecke herhalten? Kein Problem, man darf einen ehemals privat genutzten Gegenstand umwidmen und den Restwert des Möbelstücks steuerlich geltend machen.

Für Selbstständige ist klar: Sie müssen Rechnungen ohnehin zehn Jahre aufbewahren. Für Arbeitnehmer gibt es dagegen keine entsprechende Vorschrift. Das heißt aber nicht, dass die Quittung über den Kauf der Büromöbel schnell im Papierkorb verschwinden darf – denn häufig steht im Kleingedruckten des Steuerbescheids, dass dieser „unter Vorbehalt“ ergangen ist. Das bedeutet, dass das Finanzamt durchaus noch Belege nachfordern kann.