Büromöbel mieten, leasen oder kaufen?

In ein neues Büro gehören entsprechende Büromöbel, das ist klar. Doch wie soll das Ganze finanziert werden? Mittlerweile gibt es Alternativen zum Erwerb: Büroeinrichtung lässt sich auch mieten oder leasen. Wir setzen dennoch auf den Klassiker Kaufen. Ein Überblick.

Schnell da, schnell wieder weg: Gerade wenn Auftragsspitzen anstehen, das neue Business noch auf sehr wackligen Füßen steht oder Großprojekte mit zusätzlicher Manpower gestemmt werden müssen, ist die Versuchung groß, Büromöbel ja nach Bedarf einfach nur zu mieten, statt alles für ein komplettes Büro gleich zu kaufen. Denn wer mietet, sichert sich einen Großteil der Liquidität, die sonst in den Erwerb von Schreibtisch und Co. geflossen wäre. Kurze Kündigungsfristen der Mietverträge machen es leicht, die Mietsache an den Bedarf anzupassen. Zudem sind Mietzeiträume nicht an lange steuerliche Abschreibungsfristen gebunden, die Kosten lassen sich auf einen längeren Zeitraum verteilen. Und bei Defekten gibt es in der Regel einen Reparatur- oder sogar Ersatzservice.

Zu beachten sind allerdings mehrere Dinge: Es lohnt sich, die Servicegebühr der unterschiedlichen Anbieter zu vergleichen und sich zu überlegen, ob eine Miete wirklich so rentabel ist, wie sie auf den ersten Blick erscheint. Dafür wird der Wert der Büromöbel, also das, was man beim Kauf bezahlen würde, von allen anderen Kosten abgezogen. Gut zu wissen ist außerdem: Auch beim Mieten kann es erst einmal zu Wartezeiten kommen, bis Schreibtisch und Co. geliefert werden. Und die Mietdauer sollte klug kalkuliert werden. Dabei gilt die Faustregel: Es wird pro Monat umso günstiger, je länger die Laufzeit ist. Eine Besonderheit ist im Übrigen der sogenannte Mietkauf: Hier werden die monatlichen Mieten auf den Kaufpreis angerechnet und der Mieter ist nach Ende der Vertragslaufzeit Eigentümer der Büromöbel. Der Nachteil: Die monatlichen Raten enthalten Zinsen, also Zusatzkosten.

Fast wie mieten, nur ein bisschen anders: Wer Büromöbeln least, leistet neben monatlichen Raten in der Regel noch eine gewisse Anzahlung, die sogenannte Leasingsonderzahlung, an den Leasinggeber. Der Unterschied zur Miete: Wer least, spielt meist mit dem Gedanken eines Kaufs nach dem Ende der Laufzeit und legt sich auf längere Laufzeiten fest. Diese sind zudem nicht einfach so kündbar, wie es bei der Miete von Büromöbeln der Fall ist. Somit ist die Flexibilität beim Leasen nicht so hoch wie beim Mieten. Es lohnt sich aber auch hier, die Servicegebühren genau zu betrachten, bevor man sich für einen entsprechenden Vertrag entscheidet. Wichtig zudem: Die Frage der Versicherung der Büromöbel obliegt nicht selten dem Leasingnehmer.

Der Vorteil des Leasings: Nach einer gewissen Zeit zieht mit wieder neu geleasten Möbeln auch ein frischer Wind ins Office ein – Umgestaltungen, seien sie aufgrund von Personaländerungen nötig oder einfach nur dekorativ gewünscht, sind somit in regelmäßigen Abständen möglich. Die monatlichen Raten sind zudem sofort komplett steuerlich als Betriebsausgaben absetzbar. Der Nachteil: Leasing von Büromöbeln wird häufig nur für gewerbliche Nutzerinnen und Nutzer angeboten. Wer sich sein Homeoffice einrichten möchte, der sollte sich am besten einen Kauf überlegen. Wie beim Mieten gilt auch hier: Eigentümer wird man nie. Ein sehr sorgsamer Umgang mit dem Leasingobjekt sollte selbstverständlich sein.

Unser klarer Favorit, nicht nur, weil wir Büromöbel herstellen, ist der Kauf. Wer kauft, ist sofort Eigentümer seiner Sachen – kann sie also auch wieder verkaufen, sollte sich etwas als unpassend oder überflüssig herausstellen. Beides passiert aber höchst selten, wenn zuvor eine entsprechende Fachberatung in Anspruch genommen wurde, die genau den Bedarf checkt. OKA Büromöbel bietet zudem entsprechende Planungstools an, mit denen Büromöbel konfiguriert und das künftige Office genau visualisiert werden können, was böse Überraschungen von vorherein ausschließt.

Nichtsdestotrotz, die Kosten für eine komplette Büroausstattung mit ergonomischen Bürostühlen, höhenverstellbaren Schreibtischen und Co. sind hoch. Immerhin: Einmal bezahlt, verursachen die Büromöbel keine weiteren laufenden Kosten, lange Herstellergarantien sorgen dafür, dass im Fall eines Defekts unkompliziert Ersatz bereitgestellt wird.

Einzig bei der Steuer gilt es beim Büromöbelkauf zu bedenken: Die Ausgaben sind meist nicht sofort als Betriebsausgaben absetzbar, sofern der Nettokaufpreis 800 Euro übersteigt. Alles darunter gilt als sogenanntes geringwertiges Wirtschaftsgut und darf im Anschaffungsjahr gewinnmindernd abgesetzt werden. Anschaffungen mit einem Nettoverkaufspreis von über 800 Euro müssen linear über 13 Jahre abgeschrieben werden: Das mag sich lang anhören – so manches Billigprodukt macht in der Tat vorher schlapp, steht dann aber noch in den Büchern. Hochwertige Büromöbel wie jene von OKA Büromöbel dagegen haben dank ihrer Verarbeitung ein langes Leben. Und wer sagt, dass sich Kauf und Flexibilität ausschließen müssen? So sind die Schreibtische der OKA JumpFlex Serie nicht nur im Handumdrehen an die Größe und Bedürfnisse ihrer Nutzenden anpassbar, sondern lassen sich auch unkompliziert zusammenklappen und woanders wieder aufstellen, wo Bedarf ist. Unsere Stauraumelemente der OKA FlexLine Reihe sind ebenfalls Flexibilitätswunder, und die Regale der OKA FrameWork Linie dienen nicht nur als Ablageort, sondern mit ihrer Vielzahl an Ausstattungsmöglichkeiten multifunktionale Alleskönner.

Gern beraten wir Sie zum Kauf von den für Sie passenden Büromöbeln – kontaktieren Sie uns einfach!