Einzelbüro oder Multi Space – Bürokonzepte im Check

Wie sieht das Büro von heute aus? Und ist es auch noch morgen zeitgemäß? Was ist besonders wichtig? Wer Büroräume plant, muss vor allem eines sein: flexibel. Denn wie vieles andere in unserem Alltag ändert sich auch die Art und Weise, wie wir arbeiten, rasant. Und das Wie entscheidet mit über die Räume, in denen wir arbeiten. Allerdings passen die aktuellen Schlagworte wie Coworking Space, Desk Sharing und Co. nicht zu allen Unternehmen – ein Check des Status quo sowie ein Abgleich mit den Wünschen ans zukünftige Office sind daher unabdingbar, will man ein passendes Bürokonzept finden. Die Auswahl ist groß und die Wahrheit liegt oft in der Mitte:

Erst galten sie als das Nonplusultra, dann wurden sie als old fashioned beinahe abgeschafft, mittlerweile erleben sie wieder ein Revival, wenn auch als Teil eines großen Ganzen: die Einzelbüros. Wer länger konzentriert arbeiten oder viele Telefonate führen muss, weiß die Ruhe und Diskretion eines eigenen Büros zu schätzen. Gerade Anwaltskanzleien, Steuerberaterbüros und dergleichen können auf die Singleversion des Offices nicht verzichten. Auch Großraumbüros sollten dies nicht tun: Denn selbst dort, wo eine offene Kommunikation der Mitarbeitenden untereinander gewünscht und nötig ist, braucht es Rückzugsräume.

Ein Team, das gemeinsam an einem Projekt arbeitet und sich intensiv austauschen muss, ohne dafür lange Wege in Kauf zu nehmen, kann in einem Gruppenbüro glücklich werden. In der modernen Büroplanung sind Gruppenbüros häufig nicht durch feste Wände voneinander abgegrenzt, sondern mittels Raumteiler oder Büroschränken. So kann bei Bedarf oder nach Projektende flexibel reagiert werden. Die Nachteile der Gruppenbüros liegen auf der Hand: Der Geräuschpegel ist hoch, Konflikte daher oft vorprogrammiert, und Diskretion bei sensiblen Telefonaten und Gesprächen gibt es kaum. Als dauerhafte Lösung sind Gruppenbüros daher weniger geeignet und brauchen zumindest alternative Rückzugsräume.

Viele Menschen arbeiten in einem Raum, die Arbeitsplätze sind höchstens durch flexible Trennwände voneinander abgegrenzt – so sieht das klassische Großraumbüro aus. Vor allem aus Kostengründen erfreute es sich lange großer Beliebtheit, weil es Bürofläche einsparte. Überall dort, wo Arbeitsbereiche stark miteinander vernetzt sind, bot es sich an, gemeinsam auf einer Fläche zu arbeiten, um Wege kurz und die Kommunikation untereinander am Laufen zu halten. Allerdings hat das klassische Großraumbüro nicht ohne Grund Fans verloren: zu laut, zu anonym, zu wenig Raum für kreativen Austausch. Doch es hat einen Nachfolger bekommen, der die Nachteile zumindest etwas ausgleichen kann …

Auch wenn es oft als Synonym fürs Großraumbüro herhalten muss, so unterscheidet sich das Open Space Büro schon etwas von seinem älteren Bruder: Zwar sind die Arbeitsflächen immer noch recht groß, doch besser voneinander ab- und nach Teams eingeteilt. Ergänzend dazu laden Sitzmöbel zum Entspannen ein, ergänzen Stehtische als spontane Meetingmöglichkeiten die Szenerie und bieten Konferenzräume Rückzugsmöglichkeiten und Platz für längere Calls und Besprechungen.

Hier bestimmt die Tätigkeit, wie der Raum aussieht: Im Kreativraum beispielsweise dominieren frische Farben, Whiteboards, Bastelkisten und Co., während dort, wo viel telefoniert wird, schalldämpfende Akustikelemente oder kleine Räume für Abgeschirmtheit sorgen. In Arbeitsbereichen von Teams wird sogar Desk Sharing dank höhenverstellbarer Tische und ergonomischer Stühle komfortabel. Und Räume, in denen Bücher und Akten untergebracht sind, dienen gleichzeitig als Ruhearbeitsplätze. Das Konzept des Multi Space, also das Konzept der vielen Räume, ist eigentlich bekannt, wenn auch nicht aus der Arbeitswelt, sondern aus den eigenen vier Wänden. Daheim nutzen wir schon lange unterschiedliche Orte für verschiedene Tätigkeiten: das Schlafzimmer zum Schlafen, die Küche zum Kochen etc. Warum dann nicht ebenfalls im Büro? Was logisch klingt, bedeutet aber für manch langjährige Mitarbeitende, die nur ihren angestammten Schreibtisch als Arbeitsplatz kannten, einen Kulturschock. Daher sind ein paar einfache Regeln hilfreich:

Wird die Büroplanung geändert, sollte die Belegschaft von Anfang an einbezogen und transparent informiert werden, um Ängste und Vorurteile abzubauen.

Die jeweilige Nutzung der Flächen muss klar erkennbar sein und kommuniziert werden.

Es gelten den Flächen entsprechend Regeln, die im besten Fall in der Gemeinschaft diskutiert und beschlossen werden.

Führungskräfte leben Multi Space vor und bleiben nicht nur in ihrem Einzelbüro.

Das Homeoffice sollte immer mitgedacht werden. Entsprechende Videotechnik, über die die Kolleginnen und Kollegen zu Hause in Meetings geholt werden, ist ein Muss.

Das Kombibüro ist besonders dort geeignet, wo sich Tätigkeiten abwechseln und wo fokussierte Einzelarbeit genauso wichtig ist wie regelmäßige Teammeetings.

Der Name ist Programm: In einem reversiblen Büro ist alles umkehrbar. Wo vormittags noch Schreibtische standen, findet mittags das große Brainstorming statt und nachmittags das Kundenmeeting. Auch „smart office“ genannt, ist das reversible Büro der König in Sachen Flexibilität und besonders interessant für Unternehmen, in denen immer wieder neue Projektgruppen unterschiedlicher Größe miteinander arbeiten. Funktionieren kann das Ganze dank flexibler Trennwandsysteme sowie moderner Büromöbel auf Rollen. So lässt sich nicht nur schnell eine neue Arbeitszone schaffen, sondern auch ein Regal im Nullkommanichts von A nach B schieben. Schreibtische, die noch dazu zusammenklappbar sind, komplettieren das superagile Office.

Aber Achtung: Nie auf die Idee kommen, an herkömmliche Büromöbel einfach Rollen aus dem Baumarkt anzubringen. In der Regel halten diese die dauerhafte Belastung in einem reversiblen Büro nicht aus. Entsprechend ausgestattete Tische, Sideboards und Rollcontainer aus dem Fachhandel hingegen sind genau für den intensiven Gebrauch bestimmt, etwa die Möbel von OKA FlexLine und die Tische der Serien OKA JumpFlex und OKA FlipOn. Der Nachteil eines reversiblen Büros: Mit all der Flexibilität geht schnell die Wohlfühlatmosphäre verloren, die es aber braucht, um produktiv zu arbeiten. Abhilfe kann ein unveränderbarer Bereich schaffen, etwa eine Lounge oder ein Gemeinschaftsraum mit gemütlichem Mobiliar.

Sie brauchen eine professionelle Büroraumplanung? Wir helfen Ihnen gern!