#1 Bereinigen Sie Ihr Büro
Entstören, leeren, zerkleinern, beseitigen Sie alles, was Sie nicht benötigen. Bitte sehen Sie sich um: Was haben Sie bereits eine Weile nicht benutzt? Alles, was auch zukünftig keine Verwendung mehr findet, darf auch einer Leere weichen. Objekte, die nur selten in Gebrauch sind, können vermutlich auch in einem
modular aufgebauten, flexiblen Schranksystem unterkommen.
Welche Arbeitsmittel benötigen Sie immer wieder, allerdings nicht ständig? Können Sie Blöcke, Notizzettel und Co. in einem
Schreibtisch-Unterschrank aufbewahren, sodass Sie immer herankommen, sobald Sie etwas brauchen?
Nehmen Sie sich einen Bereich nach dem anderen vor. Arbeiten Sie beim Bereinigen von oben nach unten, von groß zu klein. Wenn etwas nicht funktioniert, schicken Sie es zur Reparatur oder werfen Sie es weg. Wenn Sie etwas seit Monaten nicht mehr benutzt haben und nicht wissen, wann Sie es tatsächlich brauchen, darf es wahrscheinlich weg. Das Prinzip gilt auch, sofern Sie der Eigentümer sind, für größere Gegenstände wie Möbel. (Überlegen Sie stattdessen, ob es praktischere Möglichkeiten für die Büroorganisation gibt, wie Aktenschränke, die unter den Tisch geschoben werden können.)
Die Organisation Ihres Büros muss nicht Tage dauern, sondern kann nach und nach erfolgen. Die Aufrechterhaltung eines organisierten Büros ist viel effektiver, wenn Sie es wie ein laufendes Projekt behandeln, anstatt wie einen massiven Angriff.
#2 Richten Sie Arbeitszonen ein
Ganz gleich, ob Sie ein Großraumbüro planen, ein Homeoffice, einen Büroraum oder gar einen Schreibtisch: Planen Sie Arbeitszonen und richten Sie diese entsprechend ein. Entscheiden Sie, welche Art von Aktivität in den einzelnen Bereichen Ihres Büros stattfindet bzw. stattfinden soll. Sie haben wahrscheinlich einen Hauptarbeitsplatz (höchstwahrscheinlich Ihren Schreibtisch), einen Referenzbereich (Aktenschrank, Regale, Ordner) und einen Versorgungsbereich (Schrank, Regale oder Schubladen). Stellen Sie die entsprechenden Geräte und Verbrauchsmaterialien so weit wie möglich in der richtigen Umgebung auf.
Der Vorteil von Arbeitszonen besteht darin, dass die Verteilung von Arbeitsmaterialien nicht mehr nach dem Prinzip "So erreiche ich es schnell!" erfolgt. Objekte jeder Art erhalten einen definierten Platz, an dem sie abgelegt/abgestellt und wiedergefunden werden können. Das erleichtert die Gesamtorganisation für Sie sowie Ihre Mitarbeiter und Kollegen.
#3 Organisieren Sie sich einen guten Etikettierer
Wählen Sie einen Etikettierer, der einfach zu bedienen ist. Nehmen Sie sich die Zeit, um Regale, Behälter, Körbe und Schubladen zu beschriften. Es wird Sie nicht nur daran erinnern, wohin die Dinge gelegt bzw. gestellt werden müssen, sondern es wird auch anderen helfen, die ein Bedürfnis haben, etwas in Ihrem Arbeitsbereich zu finden, zu benutzen oder wegzuräumen.
Würde man die Zeit messen, in der Menschen überlegen, wohin Sie etwas räumen sollen im Vergleich zu jener Zeit, die man im Rahmen der Nutzung von beschrifteten Ablagen benötigt, würde man sofort alles mit einem Label versehen. Das Gute an schmalen Etiketten ist, dass man sie auch an anfänglich unsichtbaren Stellen anbringen kann, sodass eine Design-Front nicht verstört oder eine Oberfläche beklebt wird.
#4 Arbeiten Sie "den Stapel" ab
Er ist der Urvater der To-do-Liste: "der Stapel". Es gibt Stapel und es gibt "den Stapel". Gemeint ist der Haufen Papier, der anwächst, wenn einfach zu viel "wichtigere" Arbeit anfällt. Noch bevor der moderne Büro-Mensch in To-do-Listen dachte und (mehr oder minder) effizientes Aufgabenmanagement betrieb, gab es abzuarbeitende Papierstapel. Inzwischen besitzt man diese nicht selten in digitaler Form, aber "der Papierstapel" kommt nie aus der Mode.
Überlegen Sie bitte, was Sie immer wieder anhäufen und was dazu beiträgt, dass "der Stapel" wächst. Sind es Rechnungen, die abgeheftet werden müssen, Informationspapiere, Kassenzettel? Zumeist besteht "der Stapel" aus Papieren, die recht eindeutig einer Aufgabe zuzuordnen sind wie beispielsweise dem korrekten Abheften.
Sind Sie jemand, der notorisch nichts abheftet, bevor nicht komplettes Chaos herrscht, sollten Sie sich angewöhnen, alles sofort in den richtigen Ordner bzw. in der passenden Schublade abzulegen. Scheitern Sie beispielsweise am sofortigen Begleichen von Rechnungen, entsteht "der Stapel" durch Rechnungspapiere. Hier gilt: Rechnung kommt rein, Rechnung wird bezahlt und als Beleg abgeheftet.
Der wichtige Punkt ist, "den Stapel" konsequent anzugehen und grundlegend sofort abzuarbeiten, bevor er Ihnen über den Kopf wächst. Sollte Ihnen das widerstreben, gehören Aufgaben, die "den Stapel" wachsen lassen zu jenen, die Sie delegieren sollten.
Schlussgedanken
Verwenden Sie einen Tipp oder probieren Sie sie alle aus. Der Aufwand, den Sie in die Schaffung und Pflege eines effizienten Arbeitsbereichs investieren, zahlt sich in hohem Maße aus. Anstatt Zeit mit der Suche nach Dingen und dem Mischen von Stapeln zu verbringen, können Sie Ihre Zeit mit Aufgaben füllen, die Ihnen Freude bereiten (oder zur Pflicht gehören).
1 Vgl. https://www.dw.com/de/prokrastination-im-studium/a-17791370
